Sin retrasos

Para aprovechar al máximo el tiempo laboral, es fundamental asignar prioridades a las tareas y asegurarse de que las más importantes reciban la atención que merecen.  

Por Melissa Raffoni*

La mayoría de los gerentes entiende que el tiempo es su recurso más escaso, pero pocos se esfuerzan por comprender cómo invierten las horas semanales y menos aún tienen la práctica diaria de verificar que las tareas que a su criterio son prioritarias sean aquellas a las que le dedican más tiempo. Los líderes innatos saben cómo aprovechar su tiempo”, apunta Warren Blank en el libro The 108 Skills of Natural Born Leaders. Quienes carecen de esta habilidad natural pueden incorporarla siguiendo algunas recomendaciones.

1. Dividir las responsabilidades en categorías. Las categorías varían según la función, pero deben ser estratégicas y tácticas y, en total, no más de seis. Algunas son: crecimiento y perfeccionamiento (categoría que pone el foco en las oportunidades en vez de las crisis; suele ser aquella en la que usted aporta el mayor valor agregado a la empresa), manejo de la gente (se puede subdividir en las relaciones con los superiores, los pares y los subordinados. Los gerentes están conscientes de la importancia de entrenar a sus empleados, pero también deben recordar, en especial en tiempos de crisis, la importancia de la alineación con colegas y jefes), responsabilidades diarias y de administración (incluye desde la evaluación de los requerimientos de recursos hasta responder el e-mail).

2. Pregúntese qué porcentaje de su tiempo debería invertir en cada categoría. Una vez que haya asignado porcentajes, tradúzcalos en horas por semana para cada categoría y evalúe si el total de tiempo es realista y sostenible en el plazo que tiene en mente. Para ser útiles, las asignaciones de tiempo a veces deben cambiar cada trimestre, mes, o incluso cada semana.

3. Verificar la alineación con superiores y colegas. Envíe sus asignaciones de tiempo a su gerente y colegas clave, y pídales que le manden las suyas. Compartir los cronogramas fomenta la cohesión del equipo.

Gestión del tiempo

Tras elaborar el plan, lo siguiente es ponerlo en práctica a rajatabla. Algunas sugerencias para lograrlo son:

Audite el tiempo. Tome su agenda de la última semana y evalúe si le dedicó a cada categoría el tiempo planeado. Según Blank, las auditorías de tiempo revelan cuándo y de qué manera uno se distrae de las cosas que realmente importan.

Anote las asignaciones de tiempo en su agenda. Las listas de cosas por hacer no serán muy útiles si uno no fija parámetros de cuánto tiempo dedicar a cada tarea. Cuando confeccione una lista, estime cuidadosamente el tiempo que cada tarea le demandará y escríbalo en su agenda.

Preste atención a las áreas en las que muestra debilidades. Si usted siempre delega las tareas que no hace bien, sus debilidades lo intimidarán. Reconozca sus puntos débiles y encuentre maneras de compensarlos; por ejemplo, a muchos gerentes les cuesta decir que no a los colegas que los interrumpen. Hágales saber cuáles son sus prioridades en el manejo de su tiempo y aliéntelos a que programen las reuniones con usted.

© 2006 Harvard Business School Publishing, distribuido por New York Times Syndicate.
*Melissa Raffoni es presidenta de la consultora Raffoni CEO Consulting