7 pecados capitales del email

Negocios que no se cierran, malentendidos, discusiones innecesarias, pérdida de tiempo... son sólo algunas de las consecuencias de usar mal esta popular herramienta

MADRID. Una buena parte de nuestra comunicación con los demás depende, hoy, del «e-mail». A estas alturas, que el correo electrónico se haya convertido en una de las aplicaciones más usadas de todos los tiempos no es ya una novedad. Cerca de cincuenta mil millones de «e-mail» (cincuenta mil millones, sí, no es una errata) cruzan cada día las redes telemáticas mundiales. Si comparamos eso con los escasos veinticinco millones de cartas y paquetes postales que se reciben en España cada día, nos daremos cuenta de la enormidad de la cifra.

De los correos electrónicos, hoy, dependen numerosas relaciones personales, el cierre (o no) de importantes negocios, las comunicaciones corporativas, los cotilleos de miles de empresas y los ritmos de trabajo de muchas miles más de compañías del mundo.

Lo que hasta ahora no había sido estudiado con detalle eran los «vicios» que todos, sin excepción, vamos acumulando día a día, a medida que recibimos (y enviamos) nuevos correos electrónicos. Unos vicios que pueden resultar francamente caros. Correos que no se contestan, o que se contestan mal. Frases farragosas que ocultan el mensaje central, o tan escuetas que ni siquiera permiten adivinarlo. Mensajes descuidados, que dan una mala imagen de quien los envía. O copiados hasta la saciedad, incluso a personas que nada tienen que ver con el contenido. Toda una serie de «pecados» que salen a relucir en un estudio encargado por la empresa PalmOne y realizado por la consultora Dynamic Markets sobre una muestra de 750 trabajadores procedentes de cinco países europeos (Reino Unido, Francia, Alemania, España e Italia), empleados por empresas de más de 500 trabajadores y que usan el correo electrónico en el trabajo de forma habitual.

Los resultados son sorprendentes. Seis de cada diez encuestados, por ejemplo, coinciden en decir que sus negocios se retrasan por culpa de correos electrónicos no respondidos. Cuatro de cada diez, por su parte, se forman una primera impresión de alguien (buena o mala) según sea el primer «e-mail» que reciben de ella (correcto o no, cuidado o desordenado, etc.). He aquí un resumen de lo que los expertos han llamado los «siete pecados capitales» del correo electrónico.

Pasarlo por alto. Es la tendencia a no responder. Uno de cada diez encuestados se queja de recibir tantos correos que no tiene tiempo material para contestarlos todos. Más de una quinta parte de los encuestados residentes en España o Reino Unido temen, literalmente, volver a la oficina después de alguna ausencia a causa de la montaña de correo que sabe que les espera.

Negación. O lo que es lo mismo, fingir no haber recibido un correo de alguien. Cuanto menos respondemos, más culpables nos sentimos. Uno de cada diez encuestados confiesa sentirse culpable en el trabajo por no haber respondido el correo. En el Reino Unido hasta un 11% de los encuestados ha recurrido a fingir no haber recibido un correo cuando se les ha pedido contestación. Y un correo no contestado puede ser un negocio no cerrado, además de un claro síntoma de mala educación.

Suposición. Consiste en creer que todo el mundo ha leído un correo urgente, por el mero hecho de haberlo enviado. A un 27% de los encuestados le molesta que el correo importante se envíe sin ningún tipo de aviso especial adicional, como una llamada telefónica.

Palabrería. Es la tendencia a extenderse más de lo necesario. A los usuarios de correo electrónico les molesta también recibir varias páginas de texto que requieren una búsqueda de la información «importante».

Para todos. Mandar el mismo correo a todo el mundo, incluso a las personas a las que no incumbe. Más de la cuarta parte de los encuestados se muestra frustrada por recibir mensajes que no le interesan, un problema al que se enfrenta el 30% de los directivos de alto nivel.

Dejadez. Escribir mal, con argumentos inconexos y lenguaje confuso. El 81% de los encuestados tiene una opinión negativa de aquellos que envían mensajes mal escritos y con errores ortográficos y gramaticales.

Falta de tacto. Consiste en no emplear el tono correcto. Enviar mensajes cortos y bruscos sin atender a los modales necesarios puede dañar una relación de forma no intencionada. Uno de cada diez encuestados, y hasta un 23% en Alemania, ha confesado haber tenido enfrentamientos con algún compañero o con terceros porque malinterpretaron lo que se decía en un correo electrónico.

No hay, pues, excusa. Calcule, por ejemplo, cuántos «e-mail» envía y recibe usted mismo a lo largo del día. Y repase la lista de pecados. Seguro que incurre en más de uno. Soluciónelo. No es tarde. Su negocio y sus relaciones lo agradecerán.