POWERPOINT  para Principiantes

Introducción

PowerPoint es un programa orientado a la creación de presentaciones gráficas (como si fuera un conjunto de diapositivas), disponiendo para el Usuario amistosas herramientas que facilitarán notablemente su trabajo. Con estas presentaciones se puede preparar transparencias o mostrarlas directamente en pantalla.

La ayuda de PowerPoint se manifiesta a través de sugerencias, recomendaciones, asistentes de diseño, plantillas de diapositivas, diseños automáticos predefinidos, etc. Se puede agregar efectos especiales para la transición entre una diapositiva y otra.

Se aplican numerosos conceptos adquiridos al usuar MS Word y MS Excel, principalmente en lo que se refiere a edición de textos. Puede incorporar archivos completos o partes de ellos en sus presentaciones.

Una Presentación de PowerPoint consiste en un conjunto de diapositivas, documentos para los participantes, notas para el orador y el esquema. Las Diapositivas corresponden a las “páginas” de la presentación. Estas pueden tener títulos, textos, gráficos, imágenes prediseñadas, formas; puede imprimirlas a color o en blanco y negro. Los Documentos son las diapositivas impresas en tamaño mínimo, los cuales se pueden imprimir para generar apuntes o entregarlos a los participantes de una charla, etc. Los Esquemas muestran la estructura de su presentaciópn a través de una especie de índice con los títulos y texto principal, pudiendo igualmente imprimirse como complemento de la presentación.

INGRESO A POWERPOINT

Para iniciar el uso de Power Point solo basta con pulsar en la Barra de Herramienta el icono  y se abrirá la aplicación o a partir del menú de Inicio, señalizar Programs y luego pulsar en Microsoft PowerPoint.

+ ABRIR UNA PRESENTACION NUEVA

Al abrir la aplicación esta mostrará el siguiente cuadro de diálogo inicial en el que se define cómo se iniciará la creación de la presentación.

Presenta  cuatro opciones:

·         Asistente para autocontenido , el que luego de preguntarle el tipo de presentación a crear y su título, creando a continuación una serie ???=ÿ?de diapositivas con información de muestra que el usuario reemplaza por la adecuada a su caso particular.

·         Plantilla , que contienen el diseño básico de la presentación, y que el Usuario debe escoger para luego incorporarle la información correspondiente.

·         Presentación en blanco , que da paso al cuadro de diálogo Nueva diapositiva donde se puede elegir el tipo de diapositiva inicial que se desea insertar. Hay varios modelos (24).

·         Abrir una presentación existente, que da paso al cuadro de diálogo Abrir, donde puede seleccionar una presentación ya creada con la que desea trabajar, ya sea para visualizarla o para introducir modificaciones.

+ Asistente para autocontenido

Luego que éste se inicia, aparece el primer cuadro de diálogo, que informa los pasos del proceso de creación asistida (automática) de la presentación.

Se debe pulsar Siguiente para iniciar el proceso mismo.

Se presenta un nuevo cuadro de diálogo en el cual se debe elegir una Categoría (General, Corporativo, Proyectos, ...) y dentro de ésta el Tipo de Presentación que se va a crear.

Se debe pulsar Siguiente para continuar el proceso.

El cuadro de diálogo siguiente consulta ¿ Cómo impartirá la presentación ? : presentación estándar o vía Internet.

Pulsar Siguiente.

El nuevo cuadro de diálogo solicita indicar el tipo de presentación que se usará luego de terminada y si desea imprimir documentos o no.

El siguiente cuadro de diálogo solicita la información básica para la diapositiva inicial o de título.

Pulsar Siguiente y luego Terminar, obteniéndose finalmente una presentación completa en el formato de vista Esquema.

En la ventana de trabajo aparece en forma “esquemática” lo que el Asistente para autocontenido ha definido como presentación según las opciones escogidas por el Usuario. En ella basta reemplazar, modificar, eliminar los datos de muestra presentados.

Para invocar la ayuda del Asistente de autocontenido en cualquier otro momento se debe :

1.       Elegir Nuevo en el menú Archivo de la Barra de Menú

2.       Activar la ficha Presentaciones

3.       Pulsar dos veces en el icono de Asistente para autocontenido

4.       Luego PowerPoint realizará los mismos pasos indicados anteriormente

5.       Finalizados los cambios escoger Guardar en el menú Archivo de la Barra de Menú

+ VISUALIZACION DE UNA PRESENTACION

Hay varios modos de visualización de las diapositivas, según el propósito del momento:

·         Esquema que permite una excelente forma de visualizar los puntos desarrollados en la presentación. Corresponde a la vista que entrega el Asistente para autocontenido al finalizar su ayuda (ver imagen reciente). Para cambiar a este tipo de vista, pulse el botón Vista Esquema en la parte inferior izquierda de la pantalla.

·         Diapositiva donde se podrá agregar texto e imágenes a las diapositivas, una a una. Se puede también modificar el tamaño de la vista con el zoom.

·         Clasificador de Diapositivas en que se puede ver la presentación entera, facilitando las operaciones de agregar, borrar y mover diapositivas. Para esto pulse el botón Vista Clasificador de diapositivas en la parte inferior izquierda de la pantalla.

·         Página de Notas que permite escribir las notas que el orador utilizará durante la presentación. Para esto pulse el botón Vista Página de Notas en la parte inferior izquierda de la pantalla.

·         Presentación con diapositivas que muestra la presentación tal como la verá la asistencia presente, diapositiva a diapositiva.

Ejercicio

Con la ayuda del Asistente para autocontenido, prepare una carátula de presentación de este curso que contenga  información general y personal

1.       Seleccione Nuevo dentro de Archivo en la Barra de Menú

2.       En la etiqueta Presentaciones seleccione Asistente para autocontenido (haga doble clic)

3.       En Tipo de presentación elija Anuncio o folleto

4.       En Título :           Curso de PowerPoint

5.       En Nombre :           Su propio nombre

6.       En Información adicional :           Metro S.A. - 1997

Cuando pulse Terminar aparecerá el Esquema de la Presentación recién preparada.

7.       En Nombre del Evento:           Cóctel de Navidad

8.       En Hora :           18:30 horas

9.       En Fecha  :           23 de diciembre

10.   En Más Información ...      :     ¡ IMPORTANTE !

11.   En  Material :           Llevar servilleta y vajilla completa

12.   En Instrucciones  :           También torta y bebida

Prohibida la torta de novios

13.   En Teléfono :           Su anexo personal

Luego visualice la presentación creada, revisando todas las diapositivas usando las cinco formas vistas anteriormente : Esquema, Diapositiva, Clasificador de Diapositivas, Página de Notas y Presentación con diapositivas (posicionarse en la primera diapositiva y avanzar con sucesivos clic del mouse)

Guarde el archivo con el nombre POWnnxxx1 ( nn : número de lista, xxx : iniciales del nombre )

Ø      CREA PRESENTACION A PARTIR DE UNA PLANTILLA

PowerPoint ofrece una serie de plantillas predefinidas que el Usuario puede elegir para su presentación. La plantilla proporciona el formato y otros elementos de diseño que le dan un cierto carácter o estilo a la presentación.

1.       En el cuadro de diálogo inicial de PowerPoint pulse Plantilla, o bien

 Elegir Nuevo en el menú Archivo de la Barra de Menú y active la ficha Diseño de presentaciones

Al pulsar los iconos correspondientes a los diseños se verá a la derecha de pantalla el diseño de la plantilla seleccionada.

2.       Se pulsa dos veces el diseño escogido y aparecerá el cuadro de diálogo Nueva diapositiva donde se puede elegir el formato básico para la primera diapositiva de la presentación. Pulse luego Aceptar.

Aparecerá entonces una diapositiva bajo la vista de Diapositiva, dispuesta para realizar el ingreso de la información deseada.

Si en el paso 2 escogiéramos el diseño de la esquina inferior izquierda, aparecerá una plantilla que ofrece marcadores de posición (marcos punteados que predeterminan la posición donde se insertará la información : texto, gráficos, etc.) para el título, texto y una imagen.

Ejercicio

Cree una diapositiva con un diseño que permita colocar el siguiente título : Menú del Día, y que en el resto del texto se indique la entrada, plato de fondo, postre, bebida y valor. Elija una plantilla a gusto.

1.       Seleccione Nuevo dentro de Archivo en la Barra de Menú

2.       En la etiqueta Diseño de presentaciones seleccione un diseño a gusto

3.       En Nueva dispositiva escoja la segunda opción de la fila superior

4.       Ingrese el Título

5.     Ingrese los componentes del Menú del Día, con las viñetas disponibles o si prefiere cambiándola, en forma análoga a como lo hacía en Word.

Guarde el archivo con el nombre POWnnxxx2 ( nn : número de lista, xxx : iniciales del nombre )

Ø      AGREGAR DIAPOSITIVAS

1.       Pulse el botón Nueva diapositiva   en la Barra de Herramientas

2.       Elija el formato de la nueva diapostiva en el cuadro de diálogo Nueva diapositiva

3.       Pulse Aceptar

Se agrega una nueva diapositiva a continuación de la seleccionada.

Ø      ELIMINAR DIAPOSITIVAS

1.       Seleccionar la diapositiva a eliminar

2.       Elija Eliminar en el menú Edición de la Barra de Menú

Ø      COPIAR O DUPLICAR DIAPOSITIVAS   (dentro de una misma presentación)

1.       Seleccionar la diapositiva a copiar

2.       Elija Duplicar en el menú Insertar de la Barra de Menú

Ø      MOVER DIAPOSITIVAS  (dentro de una misma presentación)

1.       Pulse el botón Vista Clasificador de diapositivas

2.       Pulse en la diapositiva que desea trasladar

3.       Arrastre la diapositiva hasta la posición deseada, que será indicada en la ventana con una barra vertical

Ejercicio

A partir de la diapositiva del Menú del Día prepare una presentación del Menú de la Semana, agregándole las diapositivas necesarias e identificando el día a que corresponde. Debe quedar en orden de lunes a viernes.

Cada día debe tener una nueva viñeta.

Guarde el archivo con el nombre POWnnxxx2 ( nn : número de lista, xxx : iniciales del nombre )

Ø      AGREGAR TEXTO

La primera forma de agregar texto a una diapositiva es digitarlo directamente en el marcador de posición (aparece demarcado por una línea punteada).

Si es necesario agregar texto fuera del área indicada por el marcador de posición, se utiliza la herramienta Cuadro de texto de la Barra de Herramientas Dibujo

Según el área destinada al texto que se va a agregar, el cuadro de texto puede ser fijo o variable :

·         Para una dimensión fija del cuadro de texto, pulse el botón Cuadro de texto y luego arrástrelo en la diapositiva fijando la dimensión del recuadro y luego empiece a escribir. Si se sobrepasa el final del recuadro se agregará una nueva línea automáticamente, cambiando solo la altura del recuadro.

·         Para una dimensión variable, pulse el botón Cuadro de texto y luego simplemente empiece a escribir el texto deseado. El ancho del recuadro se alarga, ajustándose al texto que se agrega.

Ø      MODIFICAR CUADRO DE TEXTO

Para modificar el formato mismo del cuadro de texto, elija Cuadro de texto en Formato de la Barra de Menú.

·         En el apartado Margen interno defina las medidas para aumentar la distancia entre el texto y el borde del cuadro de texto

·         Seleccione la ficha Colores y Líneas para determinar el tipo y color de línea del marco del cuadro de texto como también el color de relleno.

Ø      MODIFICAR TEXTO

En general se aplican los mismos conceptos de formato de texto desarrollados en Word y Excel.

Para cambiar el formato del texto agregado se puede utilizar las opciones de Formato de la Barra de Menú (Fuente, Alineación, Viñetas, Color, etc.), los botones de la barra de herramientas Formato o algunas de las opciones de la barra de Dibujo.

Ejercicio

Modifique el texto, los márgenes y bordes de los cuadros de texto en la presentación del Menú de la Semana.

Guarde el archivo con el nombre POWnnxxx3 ( nn : número de lista, xxx : iniciales del nombre )

Ø      DIBUJAR Y MODIFICAR OBJETOS

Con PowerPoint se puede crear y modificar objetos de dibujo utilizando la barra de herramientas de Dibujo, aplicar efectos especiales, como sombras o efectos 3D, girar  y reflejar objetos, agrupar y desagrupar elementos y cambiar el orden de un conjunto de objetos superpuestos para conseguir que unos queden por encima de otros.

AUTOFORMAS

PowerPoint provee de un conjunto de formas predetermindas, listas para ser incorporadas a las presentaciones. Se puede cambiar sus características según sea necesario.

El menú Autoformas de la barra de herramientas de Dibujo entrega varios tipos o categorías de formas.

Para agregar una autoforma :

1.       Pulsar en Autoforma en la barra de herramientas de Dibujo

2.       Se despliega un menú con las categorías de autoformas existentes

3.       Seleccionar la categoría y después pulse la forma a insertar

4.       Inserte luego la autoforma en la diapositiva

·         Para mantener el tamaño predefinido de la forma, pulse en la diapositiva

·         Para cambiar el tamaño predefinido, arrastre el puntero del mouse hasta alcanzar el tamaño deseado. Para mantener la proporcionalidad de la figura, mantenga presionada la tecla MAYUSCULAS mientras efectúa el arrastre.

SOMBRAS

Se puede aplicar sombra a un objeto.

1.       Seleccione el objeto al que se desea agregar una sombra.

2.       Pulsar el botón de Sombra en la barra de herramientas de Dibujo. Se despliega una paleta de opciones.

3.       Pulse la opción deseada. Si desea cambiar el color o el desplazamiento de una sombra, pulse en Configuración de sombra y elija lo deseado.

En forma análoga se trabaja con efectos 3D aplicables a objetos.

Ejercicio

Confeccione la diapositiva indicada y aplique sombras a las diferentes autoformas.

Ø      INSERTAR IMAGENES PREDISEÑADAS

PowerPoint incorpora una Galería de Imágenes prediseñadas, las que pueden incorporarse a la presentación siguiendo los siguientes pasos:

1.       Seleccionar Imagen en Insertar de la Barra de Menú

2.       Seleccionar Imágenes prediseñadas

O bien,

1.       Pulse el botón                     Insertar imagen prediseñada de la Barra de Herramientas

2.       Recorra el catálogo de imágenes prediseñadas y escoja la deseada

3.       Pulse dos veces sobre la imagen escogida. Se insertará en la diapositiva activa.

Ejercicio

Prepare la siguiente carta, la que debe animarse con todas las facilidades de PowerPoint que ha visto hasta ahora.

“El Sr. Gerente nos invitó a una reunión para informarnos los resultados institucionales y financieros del presente año. Nos dijo que somos la primera empresa de América en el a´rea del transporte urbano. Somos más que tigres..... ¡Somos Leones! .... De nosotros depende la continuidad del éxito y bienestar de todos. Démonos la mano y brindemos”

Así como se inserta Imágenes Prediseñaddas, PowerPoint permite insertar Tablas de Word y a la vez utilizar todas las opciones de formatos disponibles en ese programa, para lograr un diseño atractivo.

Igualmente se puede insertar Gráficos Estadísticos, Hojas de Cálculo y Gráficos desde Excel.

ORGANIGRAMAS

PowerPoint utiliza una aplicación independiente, denominada Microsoft Organization Chart para incorporar objetos del tipo organigrama en las presentaciones. Al pulsar dos veces sobre el organigrama insertado se accede a todas las funciones de edición del programa original.

1.       Pulse en Diseño de la diapositiva en la Barra de herramientas        

2.       Pulse en el diseño Organigrama y después en Aplicar. Aparecerá una nueva diapositiva como la que sigue

3.       Pulse dos veces en el marcador de posición del organigrama

4.       Para introducir texto seleccione el texto de un cuadro y escriba el nuevo texto. El cuadro ajustará su tamaño al contenido automáticamente.

5.       Aplique las inserciones de nuevos cuadros según la relación organizacional que vaya a describir., utilizando la herramienta correspondiente

6.       Puede cambiar el formato al organigrama seleccionando Estilos

Ejercicio

Prepare el organigrama de la gerencia a la cual pertenece, indicando los nombres y cargos de las respectivas jefaturas.

Ø      CREAR PAGINAS DE NOTAS

Cada diapositiva de la presentación tiene su correspondiente página de notas

1.       Seleccionar Página de notas en el menú Ver de la Barra de Herramientas

Como se puede ver, aparece una presentación reducida de la diapositiva y en la parte inferior un marcador de posición para introducir las notas

2.       Pulse en el cuadro de notas e introduzca los comentarios correspondientes.

Ø      CREAR DOCUMENTOS

Permite la entrega a los asistentes de un documento recordatorio de la presentación. Puede ser utilizado también como folletos a distribuir.

1.       Seleccionar Patrón en el menú Ver de la Barra de Herramientas

2.       Pulse Patrón de documentos

3.       Elija el tipo de diseño que desea utilizar pulsando en los botones de la barra de Herramientas Patrón de documentos que aparece en la pantalla

4.       Agregue los elementos que desee al patrón de documentos: texto, imágenes, encabezados o pies de página, fecha, hora, etc.

5.       Pulse Cerrar en la Barra de Herramientas Patrón

Ø      INCORPORAR ENCABEZADOS Y PIES

Se puede definir encabezados y pies de página, con información de de fecha, hora, nº de la diapositiva, un título específico, etc.; y que aparecerá en la parte superior e inferior de la diapositiva.

1.       Seleccionar Encabezado y pie de página en el menú Ver de la Barra de Herramientas

2.       Seleccione la etiqueta según a lo que le agregará en encabezado o pie de página

Elija las opciones correspondientes en este cuadro

3.       Elija si va agregar la información a la diapositiva actual (pulse Aplicar) o todas las diapositvas de la presentación (pulse Aplicar a todas).

Ø      CONFIGURAR PAGINA

Este cuadro de diálogo permite establecer características de la impresión que se va a realizar de la presentación.

1.       Elija Configurar página en Archivo de la Barra de Menú

Todas las opciones de configuración obedecen a los mismos objetivos vistos en Word y/o Excel.

La particularidad está en que las Notas, documentos y esquemas pueden tener una orientación deifernte a las diapositivas, lo que se reflejará en la impresión.

Ø      IMPRIMIR UNA PRESENTACION

Este cuadro de diálogo permite establecer características de la impresión que se va a realizar de la presentación.